A la hora de enfrentarse a una emergencia son varias las cuestiones que debemos tener en cuenta para poder afrontar con éxito la situación. Una de ellas, y no precisamente de carácter menor, es el alcance de control manejable.
En el cerebro humano hay límites sobre cuánta información puede procesar y cuántas tareas pueden supervisar simultáneamente. Estos límites se vuelven especialmente evidentes en situaciones de estrés o emergencia.
El concepto de alcance de control manejable es particularmente relevante en situaciones de emergencia, donde una respuesta rápida y efectiva es crucial. En contextos de gestión de emergencias, suele considerarse que un individuo puede supervisar satisfactoriamente entre 3 y 7 personas o tareas al mismo tiempo, pero no hay un número exacto, pues este alcance de control puede ser influenciado por factores diversos, como la complejidad de la tarea, la experiencia del supervisor, la capacitación y preparación de las personas involucradas o la disponibilidad de recursos y herramientas. En cualquier caso, este rango permite una supervisión adecuada sin abrumar al supervisor.
En buena medida se pueden abordar estas limitaciones descentralizando la toma de decisiones y delegando responsabilidades. Ello podrá permitir la toma decisiones rápidas, sobre el terreno, basadas en el conocimiento y experiencia directa de la situación.
Aquí viene en nuestra ayuda el principio de unidad de supervisión, o lo que es lo mismo, que cada persona o función tenga solo un supervisor al que reportar. Esto evita la confusión y el conflicto que puede surgir si hay múltiples líneas de autoridad. En situaciones de emergencia, la rapidez y eficacia de la respuesta son esenciales. Si un supervisor tiene demasiadas personas o tareas bajo su responsabilidad, es probable que la calidad de la supervisión disminuya, lo que puede tener efectos negativos en la respuesta a la emergencia. En consecuencia, al estructurar equipos o unidades de respuesta en situaciones de emergencia, es fundamental tener en cuenta el alcance de control manejable para asegurar una respuesta rápida, efectiva y bien coordinada.
Un factor extremadamente importante es una comunicación clara y efectiva; disponer de herramientas de comunicación y protocolos adecuados ayudan a coordinar esfuerzos y mantener a todos informados. Con menos personas asignadas, es más sencillo mantener líneas de comunicación claras. Cada miembro del equipo sabe a quién reportar y puede recibir instrucciones de manera más directa.
La formación regular y los simulacros de emergencia ayudarán a las personas a familiarizarse con sus roles y responsabilidades, lo que puede aumentar el alcance de control manejable en una situación real. Es más fácil y efectivo formar a pequeños equipos o módulos en tareas y protocolos específicos. Además, la familiaridad y cohesión entre los miembros del equipo suelen ser más altas en grupos más pequeños.
Después de una emergencia, es crucial evaluar el desempeño y determinar si el alcance de control fue efectivo. Aprender de las experiencias pasadas puede mejorar la respuesta en futuras emergencias.
Perder el alcance de control manejable supondrá, de hecho, la pérdida del control de la emergencia. Si en una situación determinada perdemos este alcance y tenemos un equipo con más de 7 personas lo adecuado será, en términos generales, expandir la estructura, es decir, dividir ese grupo en dos módulos distintos para mantener la eficacia y eficiencia del sistema. Es importante, para ello, que nuestra forma de afrontar la emergencia, es decir, nuestro sistema, esté conformado con carácter modular. Y naturalmente el sistema debe estar constituido previamente a la ocurrencia del incidente, así como también los equipos han de estar formados y entrenados.
Precisamente, la estructura modular es una estrategia clave en la gestión de emergencias puesto que aporta mayor flexibilidad y adaptabilidad en la respuesta. Según cambien las condiciones o evolucione la situación, los módulos pueden expandirse, contraerse o reconfigurarse según sea necesario.
Además, al mantener grupos más pequeños y manejables, los supervisores pueden monitorizar con mayor efectividad las tareas y la seguridad de su equipo.
Los supervisores que tienen demasiados subordinados o tareas bajo su responsabilidad pueden experimentar fatiga y estrés rápidamente. Dividir equipos grandes en módulos más pequeños puede distribuir la carga de trabajo y reducir la presión sobre los líderes individuales.
La planificación previa es esencial. Tener una estructura modular prediseñada permite una rápida activación y movilización en caso de emergencia. Además, si los equipos ya están formados y han practicado juntos, pueden actuar con mayor rapidez y eficacia cuando se enfrentan a una situación real.
La pérdida de este control puede llevar a errores, demoras y complicaciones que pueden tener consecuencias graves. Por tanto, una estructura modular, con equipos preconstituidos y bien entrenados, es una buena práctica en la gestión de emergencias.
La capacidad de adaptarse y modular la respuesta según las demandas de la emergencia es crucial. Las emergencias, por naturaleza, son dinámicas e impredecibles. Por eso conviene una estructura modular, que puede ser fácilmente escalada hacia arriba o hacia abajo. Si una emergencia se intensifica, se pueden activar más módulos o recursos. Si se estabiliza o disminuye, se pueden desactivar módulos para no desperdiciar recursos. Permite asimismo que los recursos (tanto humanos como materiales) se puedan asignar donde sean más necesarios, evitando el desperdicio y asegurando que cada área de la emergencia reciba la atención adecuada.
El mantenimiento del alcance de control manejable reduce la probabilidad de error o de toma de decisiones basadas en información insuficiente. Esto a su vez reduce los riesgos tanto para los operativos como para las personas afectadas por la emergencia.
Los sistemas modulares favorecen líneas de comunicación más claras y directas, lo que permite una mejor coordinación entre diferentes equipos y una respuesta más rápida a los cambios en la situación.
Además, el sistema modular es inherentemente más resiliente. Si un módulo falla o se ve comprometido, los otros módulos pueden seguir funcionando y adaptarse para compensar.
Al trabajar en módulos, es más fácil identificar qué partes del sistema están funcionando bien y cuáles necesitan ajustes. Esto facilita el aprendizaje y la mejora continua durante y después de la emergencia.
En situaciones donde cada segundo cuenta, poder activar o desactivar rápidamente módulos específicos permite una respuesta más ágil.
El enfoque modular en la gestión de emergencias ofrece, en definitiva, una estructura adaptable y robusta que puede responder eficaz y eficientemente a las cambiantes demandas de una crisis. Es esencial para garantizar una respuesta rápida, precisa y segura en cualquier situación de emergencia.
Recordemos siempre que una emergencia es una situación compleja que se puede expandir o reducir. Adoptar un sistema modular, con un alcance de control manejable adecuado, nos permitirá poder trabajar con eficacia, es decir, obteniendo resultados parciales adecuados para el control final, y con eficiencia, o lo que es lo mismo, sin desperdiciar recursos y sin exponer a los operativos a riesgos innecesarios. Es fundamental hacer crecer nuestra estructura si la emergencia crece y contraerla si la emergencia mengua.
Actualizado 27/08/23
